Idag har de flesta företag bra rutiner för det systematiska arbetsmiljöarbetet när det gäller den fysiska arbetsmiljön. Men i begreppet ingår också den organisatoriska och sociala arbetsmiljön. Oavsett om ni arbetar utifrån ett hälsofrämjande, förebyggande eller rehabiliterande perspektiv så är en god organisatorisk och social arbetsmiljö av största vikt.

Vad som menas med den fysiska arbetsmiljön är för de flesta tydligt – men vad innebär egentligen organisatorisk och social arbetsmiljö? Den organisatoriska arbetsmiljön innefattas av ledning och styrning, kommunikation, delaktighet och handlingsutrymme, fördelning av arbetsuppgifter samt krav, resurser och ansvar. Med social arbetsmiljö menas hur vi påverkas av de personer som finns runt omkring oss i arbetet.

Det systematiska arbetsmiljöarbetet ska vara en ständigt pågående process. Det innebär att företag ska undersöka arbetsmiljön, bedöma risker, vidta åtgärder och sedan följa upp att åtgärderna har haft effekt.

Nedan har vi utgått ifrån Arbetsmiljöverkets föreskrifter gällande den organisatoriska och sociala arbetsmiljön (AFS 2015:4) och listat de viktigaste punkterna samt beskrivit hur du som arbetsgivare ska arbeta utifrån dem.

Kunskaper. Chefer och arbetsledare ska ha kunskaper om hur man förebygger och hanterar ohälsosam arbetsbelastning, men också förutsättningar att omsätta dessa kunskaper i praktiken. Med förutsättningar menas till exempel tillräckliga befogenheter, en rimlig arbetsbelastning och stöd i rollen som chef eller arbetsledare. Chefer påverkar i hög grad arbetsmiljön, välbefinnandet, stress och arbetsprestationen hos medarbetarna. Cheferna i sin tur påverkas i hög grad av vilka organisatoriska förutsättningar som finns för att bedriva ett gott ledarskap.

Mål. En tydlig målbeskrivning som är känd för alla anställda är viktigt för att förbättra hälsan och motivationen hos medarbetarna. Otydliga mål kan innebära höga krav i arbetet och en osäkerhet kring hur eller på vilket sätt målen ska uppnås. En annan viktig friskfaktor är tydliga roller i arbetet. Det innebär att den anställde vet om arbetsuppgifternas innehåll, vad som ska utföras och vem som ansvarar för vad.

Arbetsbelastning. Det är viktigt att arbetsgivaren anpassar resurserna till kraven i arbetet och är uppmärksam på obalans mellan dessa förhållanden så att de inte riskerar att upprepas eller att bli långvariga. Som arbetsgivare ska du vara observant på signaler som tyder på en ohälsosam arbetsbelastning. Då kan du snabbt vidta åtgärder som att minska kraven eller tillföra resurser. Exempel på åtgärder för att förebygga ohälsosam arbetsbelastning kan vara: minska arbetsmängd, ändra prioriteringsordning, variera arbetsuppgifterna, ge möjligheter till återhämtning, tillämpa andra arbetssätt, öka bemanning eller tillföra kunskaper.

Arbetsinnehåll. Med arbetsinnehåll menas vilka arbetsuppgifter som ska utföras, vilka resultat som förväntas och hur arbetet ska utföras. Här ingår även prioriteringar och till vem medarbetarna kan vända sig om de behöver hjälp och stöd. Exempel på åtgärder kan vara att tillsammans gå igenom och klargöra arbetsinnehållet. Det är också viktigt att de anställda har möjlighet att vid behov uppmärksamma otydligheter, exempelvis genom regelbundna möten.

Arbetstid. Arbetstidens omfattning och förläggning är en viktig del av det organisatoriska och sociala arbetsmiljöarbetet. Övertidsarbete, ständig uppkoppling och tillgänglighet samt förekomst av nattarbete är viktiga arbetsmiljöfrågor som ska utvärderas. En obalans mellan belastning och återhämtning kan leda till ohälsa hos medarbetarna i form av stress, ökad risk för olyckor och misstag samt försämrad prestationsförmåga. För att kunna hantera perioder med hög stress och belastande arbetstidsscheman är det viktigt att ha bra återhämtning. Ett sätt kan vara att begränsa övertiden, ge tid för återhämtning mellan projekt, prioritera kafferaster och andra tillfällen att i lugn och ro få diskutera ämnen som inte rör jobbet. Det kan också bidra till att förbättra det sociala klimatet på arbetsplatsen.

Kränkande särbehandling. Att kränka innebär att genom ord eller handling förnedra någon eller några. Särbehandling innebär att bli behandlad annorlunda än andra på ett obegripligt och orättvist sätt och att riskera att hamna utanför arbetsplatsens gemenskap. Även sexuella trakasserier och olika former av diskriminering ingår. Oavsett formen av kränkande särbehandling är det viktiga att tidigt uppmärksamma problemet som ett arbetsmiljöproblem. Det är nödvändigt att arbetstagarna får vara med och påverka. Diskutera tillsammans och förklara vad som kan vara kränkande särbehandling på er arbetsplats. För att arbeta förebyggande behöver hela arbetssituationen vägas in. En orsak kan vara att arbetsgruppen fungerar dåligt eller att det finns konflikter. Konflikter kan riskera att övergå i kränkande särbehandling, så det är därför viktigt att arbeta förebyggande. Tydliga exempel på kränkande särbehandling är att inte bli hälsad på, bli kallad öknamn, att bli utfryst, att exkluderas från möten som man borde få vara med på, bli orättvist anklagad eller personligt uthängd eller att bli kallad för elaka saker inför andra. Alla ska veta att man inte får bete sig så mot andra på er arbetsplats.

Kommunikation. Kännetecknande för de friska företagen och en viktig del i ovanstående punkter är en tydlig och nära kommunikation. Det bör finnas både formella och informella informationsvägar, och medarbetarna ska ha möjlighet att uttrycka sina åsikter – även de kritiska. Sträva efter ett kommunikationsklimat som är tillåtande och där det finns utrymme och forum för att lyssna på både goda idéer och kritik. Ett exempel på fungerande kommunikation är direktuppföljning och feedback via cheferna.