Slik lykkes dere med det organisatoriske og sosiale arbeidsmiljøarbeidet

I dag har de fleste virksomheter gode rutiner for det systematiske arbeidsmiljøarbeidet når det gjelder det fysiske arbeidsmiljøet. Men i begrepet inngår også det organisatoriske og sosiale arbeidsmiljøet. Uansett om dere arbeider ut fra et helsefremmende, forebyggende eller rehabiliterende perspektiv, er et godt organisatorisk og sosialt arbeidsmiljø av største betydning.

Hva som menes med det fysiske arbeidsmiljøet er for de fleste tydelig – men hva innebærer egentlig organisatorisk og sosialt arbeidsmiljø? Det organisatoriske arbeidsmiljøet omfatter ledelse og styring, kommunikasjon, medvirkning og handlingsrom, fordeling av arbeidsoppgaver samt krav, ressurser og ansvar. Med sosialt arbeidsmiljø menes hvordan vi påvirkes av personene som finnes rundt oss på jobben.

Det systematiske arbeidsmiljøarbeidet skal være en kontinuerlig prosess. Det innebærer at virksomheter skal kartlegge arbeidsmiljøet, vurdere risikoer, iverksette tiltak og deretter følge opp at tiltakene har hatt effekt.

Nedenfor har vi tatt utgangspunkt i Arbeidstilsynets forskrifter om organisatorisk og sosialt arbeidsmiljø (AFS 2015:4) og listet de viktigste punktene samt beskrevet hvordan du som arbeidsgiver skal arbeide ut fra dem.

Kunnskap. Ledere og arbeidsledere skal ha kunnskap om hvordan man forebygger og håndterer uheldig arbeidsbelastning, men også forutsetninger for å omsette denne kunnskapen i praksis. Med forutsetninger menes for eksempel tilstrekkelige fullmakter, en rimelig arbeidsbelastning og støtte i rollen som leder eller arbeidsleder. Ledere påvirker i stor grad arbeidsmiljøet, trivselen, stressnivået og arbeidsprestasjonene hos medarbeiderne. Lederne blir på sin side i stor grad påvirket av hvilke organisatoriske forutsetninger som finnes for å utøve et godt lederskap.

Mål. En tydelig målbeskrivelse som er kjent for alle ansatte er viktig for å forbedre helsen og motivasjonen hos medarbeiderne. Utydelige mål kan innebære høye krav i arbeidet og usikkerhet rundt hvordan eller på hvilken måte målene skal nås. En annen viktig friskfaktor er tydelige roller i arbeidet. Det innebærer at den ansatte vet hva arbeidsoppgavene går ut på, hva som skal utføres og hvem som har ansvar for hva.

Arbeidsbelastning. Det er viktig at arbeidsgiver tilpasser ressursene til kravene i arbeidet og er oppmerksom på ubalanse mellom disse forholdene, slik at de ikke risikerer å gjenta seg eller bli langvarige. Som arbeidsgiver skal du være observant på signaler som tyder på en uheldig arbeidsbelastning. Da kan du raskt iverksette tiltak som å redusere kravene eller tilføre ressurser. Eksempler på tiltak for å forebygge uheldig arbeidsbelastning kan være: redusere arbeidsmengden, endre prioriteringsrekkefølge, variere arbeidsoppgavene, gi muligheter for restitusjon, ta i bruk andre arbeidsmåter, øke bemanningen eller tilføre kunnskap.

Arbeidsinnhold. Med arbeidsinnhold menes hvilke arbeidsoppgaver som skal utføres, hvilke resultater som forventes og hvordan arbeidet skal utføres. Her inngår også prioriteringer og hvem medarbeiderne kan henvende seg til dersom de trenger hjelp og støtte. Eksempler på tiltak kan være å sammen gå gjennom og tydeliggjøre arbeidsinnholdet. Det er også viktig at de ansatte har mulighet til ved behov å påpeke uklarheter, for eksempel gjennom regelmessige møter.

Arbeidstid. Arbeidstidens omfang og plassering er en viktig del av det organisatoriske og sosiale arbeidsmiljøarbeidet. Overtidsarbeid, konstant oppkobling og tilgjengelighet samt forekomst av nattarbeid er viktige arbeidsmiljøspørsmål som skal vurderes. En ubalanse mellom belastning og restitusjon kan føre til helseplager hos medarbeiderne i form av stress, økt risiko for ulykker og feil samt svekket prestasjonsevne. For å kunne håndtere perioder med høy stress og belastende arbeidstidsskjemaer er det viktig å ha god restitusjon. Én måte kan være å begrense overtiden, gi tid til restitusjon mellom prosjekter, prioritere kaffepauser og andre anledninger til i ro og mak å få diskutere temaer som ikke gjelder jobben. Det kan også bidra til å forbedre det sosiale klimaet på arbeidsplassen.

Krenkende særbehandling. Å krenke innebærer å gjennom ord eller handling fornedre en eller flere personer. Særbehandling innebærer å bli behandlet annerledes enn andre på en uforståelig og urettferdig måte og å risikere å havne utenfor fellesskapet på arbeidsplassen. Også seksuell trakassering og ulike former for diskriminering inngår. Uansett form for krenkende særbehandling er det viktig å tidlig oppdage problemet som et arbeidsmiljøproblem. Det er nødvendig at arbeidstakerne får være med og påvirke. Diskuter sammen og forklar hva som kan være krenkende særbehandling på deres arbeidsplass. For å arbeide forebyggende må hele arbeidssituasjonen tas i betraktning. En årsak kan være at arbeidsgruppen fungerer dårlig eller at det finnes konflikter. Konflikter kan risikere å utvikle seg til krenkende særbehandling, og det er derfor viktig å arbeide forebyggende. Tydelige eksempler på krenkende særbehandling er å ikke bli hilst på, bli kalt økenavn, å bli frosset ut, å bli ekskludert fra møter man burde få delta på, bli urettferdig anklaget eller hengt ut personlig, eller å bli kalt stygge ting foran andre. Alle skal vite at man ikke får oppføre seg slik mot andre på deres arbeidsplass.

Kommunikasjon. Kjennetegnende for sunne virksomheter, og en viktig del av punktene ovenfor, er en tydelig og nær kommunikasjon. Det bør finnes både formelle og uformelle informasjonskanaler, og medarbeiderne skal ha mulighet til å uttrykke sine meninger – også de kritiske. Strebe etter et kommunikasjonsklima som er romslig, og der det finnes plass og fora for å lytte til både gode idéer og kritikk. Et eksempel på velfungerende kommunikasjon er direkte oppfølging og tilbakemelding via lederne.