Så lykkes I med arbejdet med det organisatoriske og sociale arbejdsmiljø

I dag har de fleste virksomheder gode rutiner for det systematiske arbejdsmiljøarbejde, når det gælder det fysiske arbejdsmiljø. Men i begrebet indgår også det organisatoriske og sociale arbejdsmiljø. Uanset om I arbejder ud fra et sundhedsfremmende, forebyggende eller rehabiliterende perspektiv, er et godt organisatorisk og socialt arbejdsmiljø af største betydning.

Hvad der menes med det fysiske arbejdsmiljø, er for de fleste tydeligt – men hvad indebærer egentlig organisatorisk og socialt arbejdsmiljø? Det organisatoriske arbejdsmiljø omfatter ledelse og styring, kommunikation, medindflydelse og handlefrihed, fordeling af arbejdsopgaver samt krav, ressourcer og ansvar. Med socialt arbejdsmiljø menes, hvordan vi påvirkes af de personer, der er omkring os i arbejdet.

Det systematiske arbejdsmiljøarbejde skal være en løbende proces. Det betyder, at virksomheder skal undersøge arbejdsmiljøet, vurdere risici, iværksætte tiltag og derefter følge op på, om tiltagene har haft effekt.

Nedenfor har vi taget udgangspunkt i Arbejdstilsynets bekendtgørelser vedrørende det organisatoriske og sociale arbejdsmiljø (AFS 2015:4) og listet de vigtigste punkter samt beskrevet, hvordan du som arbejdsgiver skal arbejde ud fra dem.

Viden. Ledere og arbejdsledere skal have viden om, hvordan man forebygger og håndterer usund arbejdsbelastning, men også forudsætninger for at omsætte denne viden i praksis. Med forudsætninger menes for eksempel tilstrækkelige beføjelser, en rimelig arbejdsbelastning og støtte i rollen som leder eller arbejdsleder. Ledere påvirker i høj grad arbejdsmiljøet, trivsel, stress og arbejdsprestation hos medarbejderne. Lederne påvirkes til gengæld i høj grad af, hvilke organisatoriske forudsætninger der er til stede for at udøve et godt lederskab.

Mål. En tydelig målbeskrivelse, som er kendt af alle ansatte, er vigtig for at forbedre medarbejdernes sundhed og motivation. Utydelige mål kan indebære høje krav i arbejdet og usikkerhed omkring, hvordan eller på hvilken måde målene skal nås. En anden vigtig beskyttende faktor er tydelige roller i arbejdet. Det betyder, at den ansatte ved, hvad arbejdsopgaverne indeholder, hvad der skal udføres, og hvem der har ansvar for hvad.

Arbejdsbelastning. Det er vigtigt, at arbejdsgiveren tilpasser ressourcerne til kravene i arbejdet og er opmærksom på ubalance mellem disse forhold, så de ikke risikerer at gentage sig eller blive langvarige. Som arbejdsgiver skal du være opmærksom på signaler, der tyder på en usund arbejdsbelastning. Så kan du hurtigt iværksætte tiltag som at reducere kravene eller tilføre ressourcer. Eksempler på tiltag for at forebygge usund arbejdsbelastning kan være: reducere arbejdsmængden, ændre prioriteringsrækkefølge, variere arbejdsopgaverne, give mulighed for restitution, anvende andre arbejdsmetoder, øge bemandingen eller tilføre viden.

Arbejdsindhold. Med arbejdsindhold menes, hvilke arbejdsopgaver der skal udføres, hvilke resultater der forventes, og hvordan arbejdet skal udføres. Her indgår også prioriteringer og til hvem medarbejderne kan henvende sig, hvis de har brug for hjælp og støtte. Eksempler på tiltag kan være at gennemgå og tydeliggøre arbejdsindholdet i fællesskab. Det er også vigtigt, at de ansatte har mulighed for ved behov at gøre opmærksom på uklarheder, for eksempel gennem regelmæssige møder.

Arbejdstid. Arbejdstidens omfang og placering er en vigtig del af det organisatoriske og sociale arbejdsmiljøarbejde. Overarbejde, konstant opkobling og tilgængelighed samt forekomst af natarbejde er vigtige arbejdsmiljøspørgsmål, som skal evalueres. En ubalance mellem belastning og restitution kan føre til dårlig trivsel hos medarbejderne i form af stress, øget risiko for ulykker og fejl samt nedsat præstationsevne. For at kunne håndtere perioder med høj stress og belastende arbejdstidsskemaer er det vigtigt at have god restitution. En måde kan være at begrænse overarbejde, give tid til restitution mellem projekter, prioritere kaffepauser og andre lejligheder til i ro og mag at drøfte emner, der ikke vedrører arbejdet. Det kan også bidrage til at forbedre det sociale klima på arbejdspladsen.

Krænkende handlinger. At krænke betyder at nedgøre en eller flere personer gennem ord eller handling. Særbehandling betyder at blive behandlet anderledes end andre på en uforståelig og uretfærdig måde og at risikere at havne uden for fællesskabet på arbejdspladsen. Også seksuel chikane og forskellige former for diskrimination indgår. Uanset formen for krænkende handlinger er det vigtigt tidligt at opfatte problemet som et arbejdsmiljøproblem. Det er nødvendigt, at arbejdstagerne får mulighed for at være med til at påvirke. Drøft i fællesskab og forklar, hvad der kan være krænkende handlinger på jeres arbejdsplads. For at arbejde forebyggende skal hele arbejdssituationen tages i betragtning. En årsag kan være, at arbejdsgruppen fungerer dårligt, eller at der er konflikter. Konflikter kan risikere at udvikle sig til krænkende handlinger, så det er derfor vigtigt at arbejde forebyggende. Tydelige eksempler på krænkende handlinger er ikke at blive hilst på, blive kaldt øgenavne, blive frosset ude, blive udelukket fra møder, man burde deltage i, blive uretfærdigt anklaget eller hængt ud personligt eller blive kaldt grimme ting foran andre. Alle skal vide, at man ikke må opføre sig sådan over for andre på jeres arbejdsplads.

Kommunikation. Kendetegnende for sunde virksomheder og en vigtig del af ovenstående punkter er en tydelig og tæt kommunikation. Der bør findes både formelle og uformelle informationsveje, og medarbejderne skal have mulighed for at udtrykke deres meninger – også de kritiske. Stræb efter et kommunikationsklima, som er åbent, og hvor der er plads og fora til at lytte til både gode idéer og kritik. Et eksempel på velfungerende kommunikation er direkte opfølgning og feedback via lederne.